1、举办讲座前，学院在岗教师作为邀请人至少提前一周进行申请，从学院主页——研究生教育——资料下载栏中下载填写《信息学院高水平学术前沿讲座实施申请表》和《信息科学技术学院科技类学术报告会、研讨会事前备案表》。

2、邀请人持《实施申请表》找所在系的系主任审核、签字。

3、邀请人持《实施申请表》和《事前备案表》到院科研办备案签字。

4、邀请人将《实施申请表》纸质及电子版交给院研究生教学办，由院研究生教学办在研究生院学术报告平台发布讲座信息。

5、邀请人须制作海报并在校内海报栏张贴。如需进行主页或电子屏宣传，可将海报电子版分别发给院研究生教学办和院科研办，在学院主页研究生教育栏和学院电二楼电子屏进行发布，电子版海报格式参见学院主页——信息报务——办事指南中的电子屏管理规定。

6、研究生在研究生院主页——中国科大学术报告栏查看报告信息并选课。

7、由研究生助教在讲座前进入研究生个人信息平台打印选课名单；讲座举行时，助教组织听讲的研究生现场签名；讲座结束后，助教将签名表交由院研究生教学办进行记录。

8、邀请人撰写新闻稿，交给所在系及院研究生教学办，在系及学院主页相应栏目进行报道。

9、邀请人按学院及财务处有关规定报账。