活动开展前，首先需填写活动申请表，请见信息学院主页-学生工作-资料下载，学、研两会开展活动请下载《学、研两会活动申请表》，团支部开展主题团日活动请下载《主题团日活动申请表》，班级开展活动请下载《班级活动申请表》。表格中的活动策划方案及经费预算可以另附页填写，其中经费预算要有详细的物品列表及预估金额，分别列出活动用品，租车费用，奖品等。

负责人和班主任或者导师签字后，送到113团委办公室张璠老师处审核，审核通过后方可购买用品并举办活动。在准备活动用品过程中，如出现增加购买物品或者置换购买物品等与原方案不符的情况，需要重新申请审核。举办活动实际花费不得超过经费预算总金额。

所有活动相关物品，都需要开正规发票，可以纸质也可以电子发票，单位名称：中国科学技术大学，纳税人识别号：12100000485001086E。有奖品的，需要另附奖品领用签名单，可以手签，必须有奖品领用人的姓名和学号。租车费用，必须有租车明细。发票为文具、办公用品、图书、耗材等统称的，必须有相应的物品清单明细。活动举办后，要写新闻稿，请班主任把关后发给张璠老师，zfcomedy@ustc.edu.cn,张璠老师审核后会发布到信息学院主页以及学工院系传真栏目。

由班主任或者导师登陆财务系统制作报销单，信息学院学生活动经费卡号为GX2050，经办人可以由学生填写。将活动申请表（已审核签字的）、报销单、所有物品发票及相应附件、新闻稿等报销需要用到的材料整理齐，交到信院113办公室张璠老师处，由张璠老师签验收人并负责报销后续事宜。

若有博士、研究生使用的不是学院的指标卡，则所有事宜找系里负责的老师签字审核。

遇到其他问题的，可以及时联系信息学院团委书记张璠老师，信息学院113办公室，电话：63607921。